Каждый автомобиль время от времени осматривается, о чем периодически составляется отчет.
Когда необходим осмотр транспортного средства
Визуальный осмотр автомобиля необходим в самых разных ситуациях. Они необходимы для заключения договоров купли-продажи, аренды и проката, для проверки исправности автомобиля, в случае ДТП, для подтверждения повреждений или их отсутствия, для регистрации автомобиля в ГИБДД и для оформления полиса ОСАГО.
Кроме того, такая проверка может проводиться транспортными компаниями при перевозке пассажиров и всех видов грузов — до того, как транспортное средство окажется в пути.
Периодичность осмотра
Частота проверок транспортных средств может быть различной. В компаниях, регулярно использующих транспортные средства, такие проверки могут проводиться ежедневно, еженедельно, ежемесячно или даже реже, в зависимости от ситуации.
Периодичность таких проверок, а также порядок их проведения прописаны в локальных документах организации, которыми руководствуются сотрудники при выполнении вышеуказанной процедуры.
В других случаях проверка является разовым мероприятием, т.е. заключением договора с транспортным средством.
Кто проводит осмотр
Директор компании издает отдельный приказ о проведении осмотра транспортного средства специальной комиссией, состоящей из лиц, компетентных в проведении профессионального осмотра транспортного средства. В других случаях для осмотра автомобиля могут быть вызваны дополнительные свидетели, помимо участников инцидента.
Какие документы следует подготовить для осмотра
Инспекционная группа должна иметь при себе несколько документов: во-первых, свидетельство о регистрации и регистрационную книжку транспортного средства. Кроме того, при необходимости могут быть подготовлены и другие документы.
Значение акта
Отчет не только подтверждает сам факт проверки, но и предоставляет информацию о результатах проверки. Важно знать состояние кузова (вмятины, ржавчина, трещины, сколы и т.д.), трансмиссии, салона, электрики, фар и стекол, шин и других частей автомобиля.
На основании этих данных производится оценка транспортного средства, в том числе пригодность его к дальнейшей эксплуатации.
Если обнаружены какие-либо неисправности, сбои или повреждения, отчет может также содержать рекомендации по устранению проблемы.
Как составить акт
Единого стандарта для акта осмотра транспортного средства не существует. Это означает, что документ может быть составлен в любой форме, исходя из потребностей компании и видения ее специалистов. Однако если в компании существует типовой документ, указанный в учетной политике, то при осмотре транспортного средства следует руководствоваться им.
Особенности оформления акта
Отчет может быть написан от руки или на компьютере, а если выбрана электронная версия, то подготовленный бланк следует распечатать, чтобы все присутствующие при проверке лица могли его подписать. Следует отметить, что для отчета подойдет и обычный лист бумаги или лист с дизайном компании. Количество копий должно быть равно количеству людей, осматривающих транспортное средство.
Кто должен подписать акт
Отчет должен быть подписан всеми лицами, проводившими осмотр транспортного средства. Подписав свое имя, они подтверждают достоверность информации, содержащейся в отчете.
Поэтому при заполнении документа важно обращать внимание на детали: необходимо исключить любые неточности и ошибки, а также внесение в документ ложной информации, так как это может привести к различным проблемам в будущем.
Что касается печати, то нет необходимости включать ее в закон, поскольку сейчас и индивидуальные предприниматели, и юридические лица могут добровольно использовать этот атрибут.
Правила по регистрации и хранению акта
Если акт составляется в организации, то факт его создания должен быть зафиксирован в специальном реестре, содержащем информацию обо всех подобных документах. Достаточно указать номер и дату акта. Затем акт должен быть помещен в отдельную папку с другими подобными формами и передан на хранение ответственному сотруднику. Срок хранения отчета должен соответствовать правилам компании или российскому законодательству.
Образец акта осмотра транспортного средства
Если вам необходимо составить протокол осмотра транспортного средства, но вы не знаете, как правильно составить этот документ, обратитесь к представленному здесь шаблону и его разбивке — с их помощью и при минимальном редактировании вы без проблем оформите правильный бланк. Анализируемый здесь пример касается осмотра транспортного средства сотрудниками транспортной компании.
- Прежде всего, введите в документ название организации, затем присвойте документу номер (с учетом внутреннего документооборота компании), отметьте дату и место выдачи.
- Далее перечислите состав инспекционной комиссии: должности и фамилии сотрудников.
- Затем в основном разделе укажите идентификационные данные автомобиля: марку, регистрационный номер, год выпуска, цвет и все остальное, что сочтете нужным.
- Затем укажите детали визуального осмотра: они могут быть общими или максимально подробными (описание состояния каждого элемента автомобиля).
- Если в результате этой процедуры произойдет какое-либо повреждение или поломка, не забудьте указать информацию в бланке претензии, включая, по возможности, причину повреждения. Наконец, дайте заключение об общем состоянии автомобиля и о том, можно ли его использовать в будущем.
- Документ должен быть подписан всеми лицами, присутствовавшими во время проверки.
- При необходимости дополните документ любой другой информацией, которую вы считаете важной.
